圖書館裡所稱的「參考書」（Reference Book）與一般國中小學生所使用的參考書意義不同，圖書館的參考書是指那些不作為一般閱讀，也不必全本讀完，而專門用來為了某一目的才會去查檢使用的書。因此，一般會將圖書館裡的參考書稱之為「參考工具書」。參考工具書按其功能分為書目、索引、字辭典、百科全書和類書、年鑑、年表和大事記、名錄和指南、手冊、傳記性參考資料、地理參考資料、法規和統計及政府出版品、電子版參考書等，它們的特點都是以查詢為目的，而非全篇閱覽。茲簡介各類型參考工具書及其利用如下：

(一) 書目
書目（Bibliography）是圖書目錄的簡稱，它是把一批相關圖書的書目資料（包括書名、作者、出版社、出版年代等）按照一定的順序（如按類別、筆畫、時間等）編排以供查閱，並獲得圖書訊息的一種工具書。它的基本功能，就是要向大家提供各種出版的資訊，使人們在浩瀚如海的文獻中，找到自己所需要的圖書。

(二) 索引
查詢圖書資訊要靠圖書目錄，那麼要找尋單篇的論文或書本上某一個重要名詞或條目，就要善於利用「索引」（index）。索引是一種提供線索的工具，也是查檢較細小的文獻（如期刊或報紙上的一篇文章、書本上的一個重要名詞或條目等）的一座橋樑，它可以指引我們一種文獻或事實是登在報刊的某個卷期版面，或是在圖書的某幾頁可以找到，但並不提供這些資料的本身。
(三) 字典、辭典
專以解說單字的形體、聲音、意義及其用法的書，稱為字典；而解釋兩個字以上語詞的定義的，則稱為辭（詞）典。在西洋語文中，一般沒有字、詞之分，均稱為Dictionary。近年來我們一般所說的字典，事實上也常包括了辭典，因為現在的字典大都兼收語詞，辭典亦皆以單字為詞頭，兩者之間有不可分割的關係。

(四) 類書、百科全書
類書是我國專有的參考工具書，它是把許多古籍中的內容，包括詩賦文章、麗詞駢語，或其他事物典故等資料，加以摘錄、彙集，再依其內容性質，予以分類，或按韻排比，為讀者提供古代事物、典故的參考。一般可分為查檢事物掌故事實的，如《藝文類聚》、《冊府元龜》、《太平御覽》等；查檢事物起源的，如《事物紀源》、《小學紺珠》、《事物異名錄》等；查檢文章詞藻的，如《淵鑑類函》、《佩文韻府》、《子史精華》等；查檢典章制度的，如《十通》、各朝會典、會要等。

百科全書（Encyclopedia）是按一定順序（通常外文百科全書是按字母排序，中文則按注音或筆畫順序）排列，而其內容包含人類全部知識（或某一學科、某一專題的全部知識）的參考工具書。其目的在擷取並組織全部知識的精華，供一般讀者查檢或閱覽。它有兩大功能：
　　第一是教育的功能，百科全書通常被稱為「沒有圍牆的大學」，就是指它蒐羅各項知識，並儘量以深入淺出的方式撰寫，供一般讀者閱讀並學習。這種學習、教育的功能，在大型的百科全書特別重視。
　　第二是查檢的功能，許多百科全書將各種主題的事物或名詞，以精簡且提綱挈領的方式撰寫，讓讀者能迅速檢索到知識的精華，因此它的工具書查檢性質就很強。

(五) 年鑑
年鑑的英文名稱有幾種，Almanac、Yearbook、Annual等中文皆譯為年鑑，概括而言，Almanac中有些基本資料常會每年出現，像歷屆諾貝爾獎，重大地震災難等，幾乎每一年版的《World Almanac》都會收錄，只不過是增加新的一年的資料。而Yearbook卻主要是以上一年度的各種事實和統計為對象，資料比較不會重覆。還有，按照傳統習慣，Almanac一般多指綜合性年鑑，而Yearbook或Annual比較指專科性年鑑為多。年鑑是一種收集事實與資料，予以爬梳整理，並大量運用統計與圖表，配以文字說明，分析前一年的大事，藉以明瞭以後的措施與發展，而供查檢事實或供將來參考與借鑑的工具書，通常一年刊行一次。所以年鑑最能體現剛剛過去一年的各種事實和概覽，也可以說是給我們過去一年的總結整理報告似的。
(六) 年表、大事記
年表與大事記都是以年月為序，將各年各月所發生的大事記錄、排列下來，以便讓我們能穿越時光隧道，很清楚的知道那年那月發生什麼大事。詳細而言，年表可分為兩種：一是史日對照表，僅供對照年代紀元的；一是大事年表或大事記，除時間外另加紀事。年表與大事記由於講求按年月順序，敘事嚴謹簡要，編排不免機械化，內容自然較為枯燥，因此大都成為參考工具書的性質，在研究或查檢需要時才會去翻閱，很少人把它拿來當休閒性閱讀。但國外卻創造出一種全記錄（Chronicle）型的年表，它結合歷史和新聞事件，賦予編年史生動化和活潑化；也就是將編年的史實，融入新聞紀事的趣味，使它不僅是參考工具書，也可當作休閒書來閱讀。所以「全記錄」也算是一種年表，但它更能從嚴肅走向通俗化，而為大家所喜愛。

(七) 名錄、指南
名錄、指南是一種將個人或機構的名單，有系統地加以編排，用以指示地址及相關資料，以提供通訊、連繫消息或了解概況之參考工具書，英文一般稱為Directory。

(八) 手冊
手冊也是便捷查檢的一種參考工具書，英文稱為「Handbook」或「Manual」，中文相同的名稱也有便覽、一覽、寶鑑、必備、大全等，顧名思義，就是可以方便拿在手裏隨時參考的工具書，通常比較不會是大開本或厚重的圖書。它是彙集某一個中心論題或學科領域的各種有關基本資料，使人可以很快找到一些基本的、應該知道的事情。

(九) 傳記參考資料
傳記參考資料是指可以供查檢古今中外人物的姓名、別名、筆名、生卒年月日、生平事蹟、言行思想、專長與貢獻等一切與人物有關的資料的參考工具書。傳記參考資料包括傳記辭典、生卒年表、年譜、別號索引、人名錄、姓氏錄及有關傳記的書目、索引等；一般個人的傳記或幾個人的合傳等，多歸入普通書，而不列入參考工具書之範圍。傳記參考資料最常被使用的就是「傳記辭典」（人名辭典）和「名人錄」。兩者的不同是傳記辭典對人物有較多的敘述和論定；而名人錄則大多是以緊湊的篇幅，條列人物的生卒年、學經歷、或家庭狀況、專長及通訊地址等，文字敘述較少。傳記辭典大多是收錄已逝世的人物（所以才能蓋棺論定；不過部分專科性辭典也收錄現在還存活的人物）；而名人錄則又可分為只收錄還在世的人物，英文叫做Who is who，或者是專門收錄已過世人物的，英文叫做Who was who，當然，也有部分名人錄是綜合性的，古今人物不論是否在世都收錄。

(十) 地理參考資料
地理參考資料是現在日常生活中民眾經常會利用的，如人們開車出去旅遊，或者是去登山健行，便經常要用到地圖。地圖一般而言，又可分為單張的地圖（Map）和成冊的地圖集（Atlas），前者如美國汽車協會發行的各地區公路用地圖，經常是開車族必備的，所謂一人開車，一人看地圖，指的多是這種單張地圖。地圖集是各種單張地圖合編而成的，一般而言，它已包含較大的地區和範圍，如《中華民國地圖集》、《世界地圖集》等。地理資料尚包含：地理的書目、索引、地名辭典、地理沿革志、地方志（Local History）、旅遊指南（Travel Guide），另外，地球儀、地理模型圖、掛圖、都市計畫圖等，都是體積較大的地理參考資料。
(十一) 法規、統計資料及政府出版品
法規包括法律和規章，主要提供查檢而非通篇閱讀，它也是法律資訊的核心。我國的「中央法規標準法」規定法律得定名為法、律、條例或通則，應經立法院通過，總統公布才生效，其廢止亦同。各機關發布的命令，則依據性質稱為規程、規則、細則、辦法、綱要、標準或準則等。統計資料是運用統計學的原理與方法，對大量變動的現象及其過程的數字或數據進行採集、分析、整理而成的數字資料，是我們制訂計畫、政策及學術研究、宣傳和實際進行工作的重要參考依據。政府出版品指的是由政府機構出版或由政府出資並授權印製的出版品。嚴格說來，它們並非全部符合參考工具書的定義，因為許多政府出版品也像一般圖書可以通篇閱讀；但是政府出版品中有一些像是各級政府的公報、各級議會的議事錄和各部門的統計資料及業務報告等，則大致是供部分查檢的參考資料。　　由於許多政府出版品均屬非賣品，即使有發售，政府機關亦多不重視行銷、宣傳，故我們要了解政府出版品的出版狀況，可利用國家圖書館所編製的「中華民國政府出版品目錄」資料庫系統來查詢，也可到正中書局、三民書局等設有政府出版品展售中心的書店去翻閱參考。

(十二) 電子版參考書
許多參考工具書—特別是需要大量累積、彙整的書目、索引、摘要等，以及篇幅比較大的百科全書、字辭典等，有製作成資料庫或光碟片等型式，即是所謂的電子版參考書。

註：以上內容摘錄自王錫璋著，《圖書館與資訊素養叢書8－參考工具書的利用》，台北市：國家圖書館，民88。